L'accueil en entreprise

L'accueil physique

Bien des entreprises choisissent parfois leur hôte ou hôtesse d'accueil en premier lieu sur des critères physiques.

Il paraît fondamental de s'assurer que le ou la candidat(e) retenue dispose de compétences spécifiques.

Il convient d’abord :

• d’être souriant(e)

• d’avoir une bonne élocution.

• d’être disponible et d’interrompre ses tâches,( à plus forte raison communication privée) lorsqu'un client ou un livreur se présente.

• d’être diplomate et résistant du stress.

Savoir conserver son calme face à une situation conflictuelle est essentiel.

• d’être en mesure d'orienter les clients/prospects en fonction de leurs demandes. Ceci implique une bonne connaissance de l'entreprise et de ses acteurs ;

• avoir une tenue irréprochable : bien se tenir, ne pas mâcher du chewing-gum, etc.

• aimer son métier. Cette précision peut sembler superflue ou allant de soi mais beaucoup trop vivent cette profession comme une étape transitoire dans leur carrière. La motivation n'est alors pas forcément au rendez-vous et la qualité de l'accueil peut s'en ressentir. situation conflictuelle est essentiel.

• d’être en mesure d'orienter les clients/prospects en fonction de leurs demandes. Ceci implique une bonne connaissance de l'entreprise et de ses acteurs ;

• avoir une tenue irréprochable : bien se tenir, ne pas mâcher du chewing-gum, etc.

• aimer son métier. Cette précision peut sembler superflue ou allant de soi mais beaucoup trop vivent cette profession comme une étape transitoire dans leur carrière. La motivation n'est alors pas forcément au rendez-vous et la qualité de l'accueil peut s'en ressentir.

Conseils

Trop souvent l'hôte ou l’hôtesse d'accueil est isolé(e ) et tenu(e ) à l'écart de l'activité.

Ceci est regrettable, d’autant qu'il ou elle a un rôle "d'aiguillage" des visiteurs. Il est donc essentiel de l'impliquer dans la vie de l'entreprise et dans un minimum de réunions lui permettant d'être au fait des projets en cours et des équipes concernées. De même, il est important de l'avertir en amont de l'intégration de tout nouveau salarié, de le lui

présenter dès son arrivée, en lui décrivant brièvement ses missions. Il faut aussi mettre à sa disposition un listing téléphonique à jour avec une double présentation : par noms et par domaine de compétences.

Le salarié aura également besoin de consignes de gestion des messages : faut-il ou non annoncer systématiquement les appels ? ou devront il rediriger les appels vers les assistantes ?

D’autres consignes sont importante sur la gestion du courrier, le fonctionnement de la machine à affranchir ; la gestion des coursiers, la gestion des salles de réunion etc.

Si votre supérieur attend la visite d'un client/fournisseur très important, pensez à prévenir en amont votre hôtesse d'accueil et communiquez-lui le nom de votre visiteur : ce

dernier appréciera sans doute d'avoir le sentiment d'être attendu