Réceptionniste

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – Le poste de Réceptionniste apporte un soutien et un service administratif efficace aux agents de la CPS ; préserve les dossiers des archives & garantir aux programmes de la CPS une mémoire de leur histoire ainsi de celle des pays membres ; maintien le lien direct entre les différentes organisations de la région, les pays membres, les visiteurs & les programmes de l’Organisation.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Courrier

• Assurer l’acheminement du courrier vers l’extérieur.
• Mettre à jour les casiers des divisions en tenant compte des agents ayant quitté l’Organisation & les récents recrutements.
• Clôturer & ranger les dossiers sans suite.
• Classer les documents (lettres, e-mails, fax, factures, etc.).
• Veiller au bon ordre & au bon état des dossiers courants.
• Rechercher, à la demande, documents ou dossiers.
• Assurer l’envoi de lettres ou documents.
• Effectuer toutes autres tâches confiées par la section.

Archives

• Mettre à jour la base de données des archives lors de la fermeture de dossiers et/ou l’ouverture d’une nouvelle partie.
• Maintenir un classement chronologique des dossiers fermés & archivés.

Réception

• Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs avec courtoisie & professionnalisme.
• Entretenir un environnement plaisant & serviable à la réception.
• Réceptionner les colis & courrier livrés.
• Prendre et envoyer les messages au personnel de l’organisation.
• Assurer l’ouverture du standard téléphonique.
• Répondre aux appels entrants et les diriger vers les différents services & programmes de l’Organisation. En cas d’absence de l’agent, prendre les messages & les transmettre rapidement.
• Effectuer les appels demandés par les agents, en relever les coûts & les saisir dans le système Navision pour le service financier, en respectant les lignes budgétaires correspondantes.
• Actualiser la liste des lignes budgétaires en cas de changements.
• Affranchir le courrier selon les demandes (par voie prioritaire ou recommandé ; avec ou sans accusé de réception) en tenant compte des lignes budgétaires données et en respectant les cahiers & tarifs fournis par l’OPT, en relever les coûts & les saisir dans Navision pour le service financier.
• Renvoyer le courrier des anciens agents.
• Actualiser la liste des nouvelles adresses des anciens agents de la CPS.
• Préparer l’envoi hebdomadaire du sac diplomatique à Suva.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Niveau Baccalauréat

Compétences techniques

• Au moins 2 ans dans un poste similaire
• Esprit d’équipe
• Savoir faire preuve de discrétion

Compétences linguistiques

• Bon niveau d’anglais/français
• Excellente élocution orale & écrite

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Aptitude à travailler dans un milieu multiculturel

 

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 mois ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Réceptionniste se situe dans la classe 4 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 194 700 à 243 375 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

 

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 6 octobre 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000292

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ;

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

 

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Comment organisez-vous vos priorités lorsque vous devez gérer simultanément les appels, l'accueil des visiteurs et les diverses tâches administratives à la réception ?
2. Pouvez-vous décrire un moment où vous avez dû faire face à un visiteur ou un interlocuteur difficile ? Comment avez-vous géré la situation ?
3. Comment assurez-vous de maintenir un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité lorsque vous traitez des informations sensibles à la réception ?