Assistant·e principal·e chargé·e des voyages

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’ Assistant·e principal·e chargé·e des voyages apporte au·à la Chef·fe d’équipe – Voyages un appui essentiel dans la gestion et la coordination de tous les aspects relatifs aux déplacements organisés par la Communauté du Pacifique (CPS). Ses fonctions consistent à assurer l’exécution fluide, efficiente et sûre des plans de voyage, en s’appuyant sur des pratiques d’un bon rapport coût-efficacité, et conformément aux politiques de l’Organisation.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Soutien opérationnel aux voyages

• Contribuer à la planification des déplacements des membres du personnel ou non (réservation de vols, d’hébergements ou de transport terrestre et toute autre réservation qui pourrait s’avérer nécessaire).
• Faire établir des itinéraires détaillés et les devis correspondants pour les personnes devant effectuer un déplacement.
• S’assurer que l’ensemble des modalités de voyage, notamment les itinéraires, les indemnités journalières (qui seront tenues à jour et actualisées au moins une fois par trimestre) et les autres droits applicables sont conformes aux politiques et directives de la CPS relatives aux voyages, ainsi qu’aux dispositions réglementaires en vigueur.
• Fournir une assistance aux voyageurs avant, pendant et après leur déplacement.
• Contribuer au respect et, au besoin, à l’actualisation ou à la modification des procédures opératoires normalisées et des flux de travail/processus opérationnels relatifs aux voyages.
• Gérer les demandes d’indemnisation liées à un déplacement et fournir des informations en vue du renouvellement annuel de la police d’assurance voyage.
• Fournir un appui en vue de l’évaluation et de la maîtrise des principaux risques liés aux déplacements (santé/sécurité, enjeux géopolitiques, catastrophes naturelles, etc.).

Soutien administratif aux voyages

• Vérifier quotidiennement les demandes d’assistance relatives aux voyages et répondre sous 24 heures.
• Effectuer le rapprochement des factures des prestataires de services de voyage et des documents archivés dans le système de gestion des voyages de la CPS.
• S’assurer que le remboursement des frais de voyage est effectué conformément à la politique relative aux voyages.
• S’assurer de la mise à disposition des lettres accompagnant les demandes de visa en ligne, des lettres de notification de missions et d’autres courriers/types de correspondance.
• Consigner les avis recueillis auprès du personnel en vue de l’amélioration des services relatifs aux voyages.
• Fournir, en tant que de besoin, tout l’appui logistique requis lors des réunions de l’Organisation.
• Organiser des réunions internes et en rédiger les procès-verbaux, réserver des salles et tenir un registre des réunions indiquant clairement les actions à mener à l’issue des réunions.

Gestion des modalités relatives aux fournisseurs privilégiés et élaboration de rapports

• Fournir un appui administratif de haut niveau aux prestataires de services de voyage privilégiés.
• Aider à la réalisation d’audits réguliers des services fournis par les prestataires de services de voyage de la CPS.
• Réaliser des contrôles aléatoires et tenir un registre des tarifs pratiqués par les prestataires de services de la CPS.
• Contribuer à la tenue de registres détaillés et structurés (répertoriant toutes les activités de voyage et les dépenses associées).
• Fournir un appui en vue de la collecte, de la vérification et du traitement des notes de frais de déplacement.

Participation à des projets spéciaux

• Aider à la gestion et au renouvellement des assurances voyage pour tous les bureaux de la CPS
• Fournir un appui aux projets axés sur l’élaboration d’outils d’automatisation de la gestion des demandes courantes et des justificatifs.
• Aider à l’amélioration de la gestion et des procédures de décaissement des indemnités journalières versées par la CPS.
• Contribuer au recensement et à la gestion des déplacements liés à des destinations/des activités à haut risque, notamment en réalisant des supports de sensibilisation et de formation.
• Aider à l’amélioration des modalités d’administration des formalités relatives aux visas et aux protocoles suivies à la CPS.

Travail d’équipe et collaboration à l’échelle de l’Organisation

• Former le personnel afin de garantir la bonne application du cadre de la CPS relatif aux voyages.
• Contribuer de manière anticipée, structurée et concertée à l’organisation des voyages à l’échelle de la CPS.
• Collaborer activement avec les personnes effectuant des déplacements, les personnes chargées d’organiser les déplacements et l’ensemble des divisions.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Diplôme ou BTS en organisation de voyages, achats, finances, administration ou dans un domaine apparenté, ou expérience et connaissances équivalentes.

Compétences techniques

• Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans un poste de soutien administratif ou de secrétariat.
• Connaissance de l’organisation de voyages internationaux nécessitant l’intervention de divers réseaux et contacts.
• Bonnes compétences organisationnelles et administratives, discernement, sens avéré de la diplomatie et du tact.
• Sens aigu du service client et capacité avérée à fournir un service de qualité dans des délais serrés.
• Capacité avérée à respecter les échéances.
• Bonne connaissance pratique de la suite Microsoft Office.
• Maîtrise de l’internet – sites de voyage.
• Connaissance et expérience du travail en Océanie

Compétences linguistiques

• Français et anglais courants et bon niveau d’expression écrite et orale dans les deux langues.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Capacité à nouer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes issues d’horizons culturels différents

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de 3 ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e principal·e chargé·e des voyages se situe dans la classe 7 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 338 605 à 423 257 francs CFP.Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 12 janvier 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000338

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Quelle est votre compréhension d’une politique de voyages et de son objectif dans une organisation telle que la CPS ?
2. Veuillez donner un exemple où vous avez géré la gestion de la facturation d'un service de transport ou de réservation d'hôtel.
3. Veuillez fournir des exemples concrets illustrant la façon dont vous avez offert un service client de haute qualité ou de la manière dont vous avez géré des voyages nécessitant un protocole gouvernemental.