Assistant.e administratif.ve de gestion immobilière

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’Assistant.e administratif.ve de gestion immobilière assurera la gestion des logements du personnel, et le suivi des demandes et réclamations.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Gestion immobilière des logements

• Préparer les logements destinés au personnel recruté à l’international (état des lieux, suivi de la maintenance, kits de survie, dossier immobilier…)
• Aider les nouveaux arrivants à s’insérer dans leur nouvel environnement (ouverture de ligne téléphonique, gérer les demandes)
• Contrôler la disponibilité des articles nécessaires à la préparation des kits de survie et les meubles pour les logements, les remplacer ou commander si nécessaire. (inventaire, commande…)
• Maintenir à jour les dossiers de chaque logement, faire les demandes diverses de transfert et changement incombant au dossier immobilier et classer les documents nécessaires
• Rendre compte des aléas possibles lors des interventions de manière à ce que le service de maintenance puisse gérer les dépannages et s’approvisionner en matériaux et pièces. (faire les demandes proforma et commandes)
• Participer aux recherches de logement à la location et à l’achat

Gestion des demandes

• Répondre, transmettre, organiser les demandes faites au Housing et à la Maintenance en tenant compte des urgences
• Répondre aux demandes relatives au logement ou aux locaux (gestion immobilière ou maintenance) et faire le suivi de ces demandes

Gestion documentaire

• Participer à la mise à jour et à la bonne tenue des registres de mouvement et des inventaires du mobilier et des articles domestiques
• Participer à la mise à jour et à la bonne tenue des archives numérique et papier du service logement

Gestion immobilière des locaux de la CPS

• Régler et/ou modifier les alarmes des locaux quand nécessaire
• Distribuer et/ou modifier les badges du contrôle d’accès du personnel

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• BTS/DUT Professions immobilières, Soutien logistique ou Assistant de gestion ou expérience et connaissances équivalentes

Compétences techniques

• Au moins trois ans d’expérience en gestion immobilière ou gestion patrimoniale (moyen généraux, agence immobilière, syndic de copropriété…)
• Bonnes connaissances des règles et lois applicables en matière de gestion immobilière
• Forte capacité d’organisation, sens du détail et rigueur
• Esprit d’initiative et autonomie
• Maitrise de l’outil informatique et du pack Office
• Permis de conduire de type B depuis plus de deux ans

Compétences linguistiques

• Bonne maitrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée de 364 jours.

Traitement – Le poste d’Assistant.e administratif.ve de gestion immobilière se situe dans la classe 6 du barème 2025 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 9 mars 2025, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000380

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Décrivez précisément les étapes de prise et de dénonciation de bail d’un logement.
2. Quels principes d’achat doit respecter une organisation publique ou internationale ?
3. Comment pensez-vous assurer un suivi efficace et ordonné de la documentation liée aux logements ?