Assistant·e administratif·ve

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Division statistique pour le développement (SDD) est implantée au siège de la CPS, à Nouméa (Nouvelle-Calédonie). Elle emploie une vingtaine d’agents, tous en poste à Nouméa. L’objectif de la Division est d’aider les États et territoires insulaires océaniens à obtenir « des systèmes statistiques nationaux très performants et durables, qui répondent aux besoins nationaux et internationaux en matière de statistique pour une politique, une planification et un suivi reposant sur des données probantes ». La Division statistique pour le développement a un rôle de leadership et de coordination du système statistique régional et soutient également directement la région en matière d’infrastructure, de collecte, de méthodologie statistique, d’analyse et de diffusion des données.

Fonctions – L’Assistant.e administratif.ve assurera la coordination technique et professionnelle des manifestations et fournir une assistance pour l’organisation des déplacements professionnels, des conférences et des ateliers, notamment élaborer les budgets des manifestations et apporter un appui en matière de logistique, d’administration et d’achats.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Fournir un appui de qualité en matière de coordination logistique afin de veiller à l’organisation efficace de déplacements, de réunions de projets/de divisions, de conférences, de l’appui technique, de formations et d’ateliers d’apprentissage (notamment virtuellement).

• Collaborer avec l’équipe de projet afin d’élaborer des communications formulées de manière précise et appropriée en vue de manifestations (par exemple, lettres protocolaires, invitations, annonces de réunions et notes administratives).
• Demander des devis pour des locaux appropriés, en veillant à l’inclusion du handicap.
• Contribuer à l’élaboration de communications, telles que des lettres protocolaires et des notes administratives, selon les besoins.
• Organiser des déplacements et des manifestations en veillant au respect des procédures de la CPS en matière d’achats et de voyages.
• Veiller au décaissement, en temps opportun, des indemnités journalières et fournir un appui aux participants des ateliers, conformément à la politique, de manière responsable et transparente, et présenter ensuite les documents justificatifs adéquats, en gardant la sécurité à l’esprit à tout moment.
• Arrêter les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et organiser les fichiers pour les réunions internes de la CPS.
• Réunir et sauvegarder les justificatifs comptables et assurer le suivi des dépenses.
• Contribuer à l’élaboration des rapports définitifs de réunions, notamment, au besoin, des rapports financiers lorsque la réunion est financée par un bailleur de fonds.

Appui financier et administratif à la Division

• Contribuer aux audits de projet conformément aux exigences des bailleurs stipulées dans l’accord de subvention.
• Aider les auditeurs et échanger avec ceux-ci à leur demande.
• Veiller à ce que toutes les dépenses soient imputées aux bonnes lignes budgétaires.
• Calculer correctement les taux horaires conformément à la politique des bailleurs de fonds.
• Organiser les activités d’achat liées aux projets conformément à la politique de la CPS (devis, demandes de devis [RFQ]) pour les biens et les consultants.
• Contribuer à la sélection et à l’engagement de consultants et s’agissant des procédures applicables à d’autres prestataires de services, et élaborer des contrats de consultants.
• Appuyer l’achat de biens et de services, ainsi que les achats nécessaires pour les projets au sein de la Division.
• Traiter les questions administratives relatives au personnel en temps opportun, notamment le système d’évaluation des résultats, les congés annuels, le programme de travail annuel, les rapports de missions.
• Assurer une participation active et des contributions constructives aux réunions de la Division et aux évènements institutionnels, comme les réflexions et la présentation de résultats, aux discussions stratégiques de la CPS et à tout autre évènement institutionnel impliquant la participation des agents.

Appui en matière d’achats et appui aux pays dans le cadre de projets de la Banque mondiale et d’autres projets

• Organiser les activités d’achat conformément aux politiques de la Banque mondiale ou d’autres politiques pertinentes (devis, RFQ, appels à manifestation d’intérêt [EOI]) pour les biens et les consultants.
• Aider le·la Chef.fe d’équipe finances et les responsables de projets à sélectionner et à engager des consultants et d’autres prestataires de services et à élaborer des contrats de consultants conformément aux modèles de la Banque mondiale et de la CPS.
• Actualiser régulièrement le système STEP de la Banque mondiale.
• Actualiser régulièrement le registre des consultants.
• Vérifier et rapprocher les acquittements des avances relatifs aux activités nationales conformément aux modèles de rapports.
• Veiller à traiter en temps opportun les demandes de bons de commande et de paiement pour les activités menées dans les pays.
• Tenir un registre des immobilisations pour les projets par pays.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Au minimum un diplôme (BTS) dans les domaines de l’administration d’entreprise, des services de secrétariat et de la gestion financière.

Compétences techniques

• Au moins trois à quatre ans d’expérience du soutien administratif et de l’appui à l’organisation de manifestations, dans un environnement similaire.
• Expérience au contact de parties prenantes de haut niveau.
• Solides aptitudes à la collaboration et au travail d’équipe.
• Maîtrise de la suite logicielle Microsoft.

Compétences linguistiques

• Capacités de communication en anglais et en français.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant.e administratif.ve se situe dans la classe 6 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 20 octobre 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : SH000352

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Pouvez-vous nous décrire votre expérience en organisation de conférences ou évènements d’envergure nationale et régionale ?
2. Veuillez nous décrire brièvement votre expérience en gestion administrative et/ou budgétaire (à l’aide d’exemples).
3. Citez trois compétences qui selon vous sont importantes afin de pouvoir gérer de multiples tâches administratives ainsi de la façon dont vous restez organisé.