Assistant·e administratif·ve

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – L’Assistant·e administratif·ve assure un appui aux fonctions gestion, administration, logistique et comptabilité au sein de l’équipe traduction et interprétation et un appui au traitement des demandes de traduction. L’Assistant.e administratif.ve apporte également son soutien à d’autres équipes de la CPS en fonction des besoins.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Appui à la fonction traduction – Traitement des demandes de traduction

• Après réception des demandes de traduction déposées sur la plateforme ServiceNow, prétraiter les documents au besoin (en prenant contact, le cas échéant, avec les équipes à l’origine des demandes si une partie du contenu à traduire n’est pas modifiable, par exemple), et transmettre les informations pertinentes aux traducteurs et aux réviseurs.
• Participer au prétraitement et à l’analyse des textes à traduire, ainsi qu’à l’envoi des demandes détaillées aux freelances.
• Finaliser la mise en page et vérifier la typographie des traductions, si nécessaire, et enregistrer les documents de conférence dans les dossiers correspondants.
• Placer les documents dans les dossiers correspondants pour ajout dans l’outil d’aide à la traduction (Logiterm).

Appui aux questions financières (recouvrement intégral des coûts [FCR], règlement des prestations des freelances) pour l’équipe traduction et interprétation

• Participer aux activités de recouvrement intégral des coûts (FCR) pour les volets traduction et interprétation.
• Procéder à l’établissement de bons de commande et au règlement des factures de prestataires externes, dans le respect des politiques de la CPS en la matière.
• Assurer le suivi des bons de commande ouverts pour les freelances concernés.

Achats, voyages et autres tâches administratives

• Savoir utiliser le système de gestion des voyages (NuTrip) et pouvoir renseigner le personnel à cet égard.
• Procéder à la commande de fournitures ou d’autres équipements, selon les besoins.
• Utiliser le système d’archivage de l’équipe (Outlook et SharePoint)
• Enregistrer les documents de référence et rechercher les documents de référence demandés.
• En fonction des autres besoins de l’équipe traduction et interprétation, effectuer toute autre tâche administrative, selon les besoins.

Activités réalisées pour le compte d’autres équipes OMD ou divisions techniques (objectifs précis à définir selon les missions)

• Réaliser des tâches administratives et/ou financières pour d’autres équipes de la CPS ayant besoin d’un soutien d’appoint.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Au minimum un diplôme (BTS) dans les domaines de l’administration d’entreprise, des services de secrétariat ou de la gestion financière

Compétences techniques

• Au moins quatre-cinq ans d’expérience dans un poste similaire
• Maîtrise de la suite logicielle Microsoft Office, en particulier du traitement de texte en français, et aptitude à travailler sous pression et à respecter des délais serrés

 Compétences linguistiques

• Bonnes capacités de communication orale et écrite en anglais comme en français

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

 

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e administratif·ve se situe dans la classe 6 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

 Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

 

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 29 septembre 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000286

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

 

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Citez trois compétences qui selon vous sont importantes afin de pouvoir gérer de multiples tâches administratives.
2. Veuillez décrire trois des principaux défis que peuvent rencontrer des assistants administratifs (ex : personnes, procédures, outils etc.).
3. Veuillez nous décrire brièvement votre expérience en gestion administrative et/ou financière (à l’aide d’exemples).